E-posta, Robosme'de müşteri adayları, firmalar, kişiler ve süreçler ile yapılan yazılı iletişimin kayıt altına alındığı bir aktivite türüdür. Gönderilen veya alınan e-postalar, ilgili iş bağlamı ile birlikte sistem içinde yönetilebilir.

E-posta kayıtları; satış, vaka ve kampanya sreçleri ile ilişkilendirilebilir. Böylece bir e-posta, tek başına bir mesaj olmaktan çıkarak ilgili sürecin parçası hâline gelir.

E-posta aktivitesi oluşturulurken standart e-posta alanları (konu, içerik, alıcılar vb.) kullanılır. Kullanıcı, e-postayı yalnızca kayıt olarak saklayabilir ya da gerekli altyapı tanımlıysa doğrudan gönderim yapabilir. Mevcut e-posta kayıtları üzerinden Yanıtla ve Tümünü Yanıtla aksiyonları ile iletişim sürdürülebilir.

Süreçlerle İlişkilendirme ve Dönüştürme

Bir e-posta kaydı;

• Mevcut bir satış, vaka veya kampanya ile ilişkilendirilebilir
• Dönüştür aksiyonu ile yeni bir satış veya vaka kaydına dönüştürülebilir

Bu sayede bir e-posta, doğrudan iş sürecini başlatan bir kayıt olarak kullanılabilir.

Katılımcı Eşleştirme

Gelen e-postalar sistem tarafından, e-posta adresi üzerinden aşağıdaki kayıtlarla eşleştirilmeye çalışılır:

• Kullanıcı
• Kişi
• Firma
• Müşteri Adayı

Eğer gelen e-posta adresi sistemde birden fazla kayıtla eşleşirse veya hiç eşleşmezse, katılımcının hangi kayda ait olduğu kullanıcı tarafından belirlenir. Katılımcı çözümleme ekranı üzerinden mevcut bir kayıt seçilebilir ya da yeni bir kayıt oluşturularak e-posta katılımcısı olarak atanabilir.

Bu yapı sayesinde e-posta trafiği, doğru kişi ve firmalarla ilişkilendirilerek ilerler ve iletişim geçmişi kaybolmadan yönetilir.