Robosme'de e-posta yalnızca mesaj gönderip alma aracı değildir; toplantı, görev, kişi ve firma kayıtlarıyla entegre çalışan temel bir veri kaynağıdır.

Bu yapı E-posta Sunucu Profilleri ve Posta Kutuları üzerinden kurgulanır.

Her e-posta, Robosme içerisinde bir posta kutusu üzerinden işlenir. Posta kutuları, kullanıcı veya takımlarla ilişkilidir ve sistemin e-posta, toplantı ve görev senkronizasyonu bu yapı üzerinden yönetilir. Kullanıcı tarafında görünen davranışların (e-postanın düşme şekli, ilişkilendirme, yeni kayıt oluşması vb.) tamamı, arka planda bu yapıların nasıl tanımlandığına bağlıdır.