E-posta Şablonu, Robosme'de e-postaların standart, hızlı ve bağlama duyarlı şekilde hazırlanmasını sağlar.

Amaç:

• Her e-postayı sıfırdan yazmak değil
• Doğru kayda, doğru dili, doğru içerikle göndermek

Tanımlama

Yeni E-posta Şablonu modal ekran üzerinden oluşturulur. Kayıt sonrası tüm detaylar E-posta Şablonu ekranında düzenlenir.

Tanımlama sırasında verilen temel kararlar şunlardır:

Şablon Türü

• Kullanıcı
• Şablon Türü (Firma, Kişi, Satış, Vaka gibi konsept isimleri)

Şablon Türü seçilmesine gerek olmayan senaryolar için Kullanıcı türü yeterlidir.

Dil

• Türkçe
• İngilizce
• Genel

Yetki

• Kullanıcı
• Uygulama

Kayıt oluşturulduktan sonra Şablon Türü ve Yetki alanları kilitlenir. Bu, yanlış kullanımı bilinçli şekilde engeller.

Yetkilendirme

E-posta Şablonları Erişim Düzeyi mantığıyla çalışır:

• Kullanıcı
  Kullanıcı sadece kendi adına oluşturulmuş şablonları görür, günceller ve silebilir.
• Takım
  Kullanıcı, üyesi olduğu takım adına tanımlanmış şablonlar üzerinde işlem yapabilir.
• Organizasyon
  Kurum genelinde geçerli şablonlardır. En geniş kapsam budur.

Bir kullanıcı:

• hem şablonu görmeye yetkili olmalı
• hem de e-posta işlemini yaptığı kayıtla uyumlu olmalıdır

Robosme burada da "herkese her şey" yaklaşımına izin vermez.

Özellikler

E-posta Şablonlarında iki alan dinamiktir:

• Konu
• İçerik

Dinamik içerik:

• Şablon Türü değeri Kullanıcı ise → kullanıcı alanları
• Şablon Türü değeri Kullanıcı değil ise → ilgili konsept ve bağlı alanlar

Varsayılan değer mantığı desteklenir. Alan boşsa alternatif metin gösterilebilir, o da boşsa hiç gösterilmez.

Şablona doküman eklenebilir. Kullanıcı şablonu kullandığında bu doküman e-postaya otomatik eklenir.

Durum Yönetimi

• Taslak → üzerinde çalışılır
• Yayında → kullanıma açıktır, değiştirilemez
• Pasif → kullanım dışıdır

E-postada Şablon Kullanımı

Kullanıcı e-posta ekranında Şablon Seç butonunu kullanır.

Açılan ekranda sırasıyla:

• Alan (To, CC, Related)
• Kayıt
• Dil
  seçilir.

Alan seçilmeden kayıt seçilemez. Alan değişirse kayıt temizlenir.

Dil zorunludur ve varsayılan olarak kullanıcının uygulama dili gelir.

Şablonlar:

• seçilen kayıt türüne
• seçilen dile
• yetki kapsamına

göre listelenir.

Şablon Kullan dendiğinde:

• Konu doluysa kullanıcıya sorulur
• İçerik yeni e-postada tamamen, reply'de sadece yazım alanına eklenir
• Şablon ID kayda işlenir
• Ekli dokümanlar e-postaya eklenir

İptal edilirse hiçbir işlem yapılmaz.