Onay Süreci, belirli kurallara göre kayıtların kontrol edilmesini, yetkili kişi veya ekiplerden onay alınmasını ve bu süreç tamamlanmadan kayıt üzerinde işlem yapılmasının sınırlandırılmasını sağlar.

Amaç; kritik işlemlerin izlenebilir, kontrollü ve standart bir şekilde ilerlemesini sağlamaktır.

Bir onay süreci; kaydın oluşturulması, güncellenmesi, durumunun değişmesi, atanması veya kullanıcı tarafından elle tetiklenmesi ile başlatılabilir.

Onay Süreci Tanımı

Onay süreci tanımları Ayarlar menüsünde, İş Yönetimi başlığı altında yapılır.
Bir onay süreci yayına alındıktan sonra aktif olarak çalışır ve ilgili kayıtlar üzerinde otomatik olarak devreye girer.

Onay Sürecini Oluşturan Yapılar

Onay Yönetimi toplam dört yapıdan oluşur:

• Onay Süreci
  Onay akışının ana tanımıdır. Hangi kayıtlar için, hangi durumda, nasıl bir onay işletileceğini belirler.
• Onay Aşaması
  Onay sürecinin adımlarıdır. Kimden onay alınacağını ve onay sırasını tanımlar.
• Onay Talebi
  Bir kayıt için başlatılmış onay sürecini temsil eder. Sürecin tamamı bu kayıt üzerinden takip edilir.
• Onay
  Kullanıcılara veya takımlara atanan, tekil onay kayıtlarıdır. Onay, red veya revize işlemleri bu kayıtlar üzerinden yapılır.

Onay Süreci Tanımlama Adımları

Temel Bilgiler

• Sürecin bağlı olduğu konsept seçilir (konseptte Onay özelliği aktif olmalıdır).
• Başlık ve sistem adı zorunludur.
• Sahip bilgisi rol ve yetkilendirme için kullanılır.
• Kayıt Kilitle seçeneği aktifse, onay süreci devam ettiği sürece kayıt güncellenemez.
• Öncelik değeri, birden fazla onay süreci uygunsa hangisinin çalışacağını belirler.

Tetikleyiciler

Onay sürecinin hangi işlemde çalışacağı tanımlanır:

• Kayıt oluşturulduğunda
• Kayıt güncellendiğinde (alan bazlı kontrol dahil)
• Durum değiştiğinde
• Atama yapıldığında
• Elle tetiklendiğinde

En az bir tetikleyici seçilmelidir.

Kayıt Filtreleri

Kayıt alanlarına göre filtre eklenebilir. Bu sayede aynı konsept için farklı koşullarda farklı onay süreçleri çalıştırılabilir.

Onay Aşamaları

• En az bir aşama tanımı zorunludur.
• Aşamalar sıralı veya eş zamanlı çalışacak şekilde ayarlanabilir.
• Her aşamada:
• Asıl onaylayıcı
• Alternatif onaylayıcı
• Zaman limiti

tanımlanabilir.

Her onay aşamasında iki ayrı rol tanımlanabilir:

Onaylayıcı; Onay işlemini asıl yapması beklenen kişi veya ekip.

Alternatif Onaylayıcı; Asıl onaylayıcının işlem yapamadığı durumlarda devreye giren yedek onaylayıcıdır.

Onaylayıcı ve alternatif onaylayıcı şu şekilde kurgulanabilir:

• Kayıt sahibi
• Kayıt sahibinin yöneticisi
• Kayıt sahibinin yöneticisinin yöneticisi
• Kayıt sahibinin bölgesinin yöneticisi
• Kayıt sahibinin bölgesinin yöneticisinin yöneticisi
• Belirli bir kullanıcı
• Belirli bir ekip

Aşama tanımlanmadan süreç yayına alınamaz.

Onay Süreci Rol Yönetimi

Onay yönetimi tamamen rol bazlıdır ve kayıt sahipliği ile birlikte değerlendirilir.

Onay Süreci Yetkileri

• Onay süreci ve aşama tanımları üzerinde:
• görüntüleme
• güncelleme
• silme
  yetkileri rol üzerinden kontrol edilir.

Onay Talebi ve Onay Kayıtları Yetkileri

Bir kullanıcının onay kayıtlarına erişimi şu kriterlerden en az birini sağlamasıyla mümkündür:

• Onay talebinin sahibi olması
• Onay kaydının kendisine veya üyesi olduğu takıma atanmış olması
• İlgili kaydın sahibi veya sahibi olan takımın üyesi olması

Yetkilendirmeler VEYA mantığı ile çalışır.

Kaydın Onaya Gönderilmesi

Onay özelliği aktif olan konseptlerde, kayıtla ilişkili aktif bir onay talebi yoksa Onay butonu görünür.

Onay Butonu ile Süreç Başlatma

Onay butonuna basıldığında:

• Yayında olan ve elle tetiklemeye izin veren onay süreçleri listelenir.
• Kullanıcı bir süreci seçerek onayı başlatır.
• Kayıt, sürecin filtrelerine uygunsa onay talebi oluşturulur.

Manuel Onay

Manuel onay seçeneği ile:

• Önceden tanımlı bir onay süreci olmadan
• Tek aşamalı, anlık bir onay talebi oluşturulabilir

Bu yöntem genellikle istisnai durumlar için kullanılır.

Onay Talebi ve Onay Kayıtlarının Oluşması

Onay süreci başladığında:

• Tek bir Onay Talebi kaydı oluşturulur.
• Sürecin yapısına göre:
• Sıralı ise ilgili aşama için tek onay kaydı
• Sırasız ise tüm aşamalar için onay kayıtları

oluşturulur.

Onay kayıtları, tanımlı onaylayıcılara otomatik olarak atanır.

Kaydın Onaylanması

Kullanıcıya atanmış aktif onay kayıtlarında şu butonlar görünür:

Onayla

• İlgili aşama tamamlanır.
• Sıralı süreçlerde bir sonraki aşama otomatik başlatılır.
• Son aşama ise onay talebi kapatılır.

Reddet

• Tüm onay süreci sonlandırılır.
• Diğer bekleyen onaylar otomatik kapatılır.
• Kayıt onaylanmamış olarak işaretlenir.

Revize Talep Et

• Kayıt üzerinde düzeltme talep edilir.
• Süreç kapatılmaz, revizyon sonrası tekrar değerlendirilebilir.

Her işlem sırasında açıklama ve ek dosya girilebilir.

Onay Süreci Devam Ederken Kayıt Davranışı

• Süreç aktifken kayıt kilitlenebilir.
• Güncelleme, durum değişikliği ve atama engellenebilir.
• Süreç tamamlandığında kilit otomatik kalkar.

Örnek Kullanım Senaryoları

Satış Onayı (İndirim Bazlı)

Bir satış kaydı oluşturulduğunda veya indirim oranı güncellendiğinde onay süreci otomatik başlatılır.

• %0 – %5 indirim
  Tek aşamalı onay çalışır.
  Satış temsilcisinin yöneticisi onaylayıcıdır.
• %5 – %10 indirim
  İki aşamalı onay çalışır.
1. aşama: Satış temsilcisinin yöneticisi
2. aşama: Yöneticinin yöneticisi
• %10 üzeri indirim
  Üç aşamalı onay çalışır.
1. aşama: Satış yöneticisi
2. aşama: Bölge yöneticisi
3. aşama: Üst yönetim

Onay tamamlanmadan satış kaydı güncellenemez ve fiyat değiştirilemez.

Kampanya Onayı

Bir kampanya kaydı oluşturulduğunda veya kampanya bütçesi değiştirildiğinde onay süreci devreye girer.

• Düşük bütçeli kampanyalar
  Pazarlama yöneticisi onayı yeterlidir.
• Orta bütçeli kampanyalar
  Pazarlama yöneticisi + finans onayı birlikte istenir.
• Yüksek bütçeli kampanyalar
  Pazarlama, finans ve üst yönetim sıralı onayı gerektirir.

Kampanya onaylanmadan yayına alınamaz.

Satın Alma Onayı

Belirli tutarın üzerindeki talepler otomatik olarak yöneticilere gönderilir. Tutar arttıkça onay aşaması sayısı da artar.

İnsan Kaynakları

İzin talepleri önce ekip yöneticisine, ardından İK'ya gider. Reddedilen talepler anında kullanıcıya geri döner.

Banka Operasyonları

Riskli işlemler önce operasyon ekibine, ardından üst yönetime yönlendirilir. Tüm aşamalar tamamlanmadan işlem gerçekleşmez.