Toplantı, Robosme'de müşteri adayları, firmalar, kişiler ve iş süreçleri ile yapılan yüz yüze veya çevrim içi görüşmelerin planlandığı ve takip edildiği bir aktivite türüdür. Yapılan her toplantı, yalnızca bir takvim girdisi değil; ilgili iş sürecinin parçası olarak ele alınır.

Toplantı kayıtları; satış, vaka ve kampanya süreçleri ile ilişkilendirilebilir. Böylece bir görüşmenin hangi iş bağlamında yapıldığı net şekilde izlenir. İhtiyaç halinde bir toplantı kaydı üzerinden satış veya vaka kaydı oluşturulabilir.

Toplantıya ait notlar, alınan kararlar ve ek dokümanlar toplantı kaydı üzerinde tutulur. Bu sayede görüşme sonrasında bilgi kaybı yaşanmaz ve ekip içinde ortak bir hafıza oluşur.

Katılımcı Yönetimi

Toplantı katılımcıları kullanıcılar, kişiler, firmalar ve müşteri adaylarından oluşabilir. Toplantı kayıtlarında yer alan e-posta adresleri sistemdeki mevcut kayıtlarla eşleştirilir.

Eğer bir e-posta adresi birden fazla kayıtla eşleşirse ya da hiç eşleşmezse, katılımcının hangi kayda ait olduğu kullanıcı tarafından belirlenir. Katılımcı çözümleme ekranı üzerinden mevcut bir kayıt seçilebilir veya yeni bir kayıt oluşturularak toplantı katılımcısı olarak atanabilir.

Yinelenen Toplantılar

Toplantılar tek seferlik ya da yinelenen şekilde planlanabilir. Yinelenen toplantılar için:

• Tekrarlama periyotları ve tarih aralıkları tanımlanabilir
• Gerekirse yinelenme düzeni sonradan güncellenebilir
• Yinelenen kayıtlar silinirken geçmiş toplantıların korunması veya tüm kayıtların silinmesi seçilebilir

Yinelenen toplantılarda, konu ve detay gibi temel bilgiler güncellenebilir. Katılımcı değişiklikleri ise yinelenen ana kayıt üzerinden yönetilir.

Kopyalama ve Durum Yönetimi

Mevcut bir toplantı kaydı Klonla aksiyonu ile çoğaltılabilir. Klonlanan toplantının başlangıç ve bitiş zamanı, işlem yapılan tarih ve saate en yakın zaman dilimi olacak şekilde otomatik atanır. Aktif bir toplantı üzerinden klonlama yapılırken, mevcut kaydın kapatılması da sağlanabilir.

Toplantı kayıtları oluşturulurken veya sonrasında Tamamlandı durumuna alınabilir. Bu işlem sırasında toplantıya ilişkin memnuniyet veya sonuç değerlendirmesi girilebilir. Böylece yalnızca planlama değil, toplantının çıktısı da kayıt altına alınmış olur.