İş Süreçleri, bir kaydın sistem içerisindeki ilerleme adımlarını tanımlamak ve yönetmek için kullanılır.
Robosme'de İş Süreçleri konseptin durumu ile birlikte çalışır ve kaydın hem iş süreci akışını hem de mevcut durumunu senkron şekilde yönetmenizi sağlar.

Bir konsept oluşturulurken İş Süreci özelliği açıksa, bu konsepte özel iş süreçleri tanımlanabilir. Özellik aktif edildiğinde, iş süreciyle ilgili alanlar sistem tarafından otomatik olarak oluşturulur.

İş Süreci Nasıl Tanımlanır?

Yeni bir iş süreci oluştururken:

• İş sürecinin adı belirlenir,
• Hangi konsepte ait olduğu seçilir,
• İş sürecini oluşturan aşamalar sıralı şekilde tanımlanır.

Tanımlama tamamlandıktan sonra iş süreci Yayınlanmış duruma alınmalıdır. Taslak durumundaki iş süreçleri kullanıcılar tarafından kullanılamaz.

Bir konsept için birden fazla iş süreci tanımlanabilir. Ancak bir kayıt, yalnızca tek bir iş süreci ile ilerleyebilir.

Sistemde standart olarak Müşteri Adayı, Satış ve Vaka konseptleri için hazır iş süreçleri bulunur.

İş Süreci Aşamaları

İş süreçleri içerisindeki her adım İş Süreci Aşaması adıyla ayrı bir konseptte tutulur.

Bu yapı sayesinde:

• Aşama adı değiştiğinde tüm kayıtlar otomatik güncellenir
• Aşama sırası değiştirildiğinde kayıtlar dinamik olarak etkilenir
• Kayıtlar üzerinde tutulan aşama bilgileri manuel müdahale gerektirmez

İş Süreci Aşaması için ayrıca bir rol yetkilendirmesi bulunmaz. İş Süreci için verilen yetkiler, aşamalar için de geçerlidir.

Renk ve Görsel Kullanımı

Her bir iş süreci aşaması için:

• Ayrı renk
• Ayrı görsel

tanımlanabilir.

Bu sayede:

• Kanban görünümünde aşamalar görsel olarak ayrışır
• Kullanıcılar kaydın hangi adımda olduğunu daha hızlı algılar

İş Süreci ve Durum İlişkisi

İş Süreçleri artık konseptin Durum alanı ile entegre çalışır. Bu ilişki çift yönlüdür ve iki farklı senaryo desteklenir.

Durum Güncellendiğinde İş Süreci Aşamasını Güncelle

Kayıt; Detay formundan veya Liste ekranından durum değiştirildiğinde, ilgili iş süreci aşamasının da otomatik güncellenmesini sağlayabilirsiniz.

Her bir durum değeri yalnızca tek bir aşama ile eşleştirilebilir. Birden fazla duruma aynı aşama tanımlanamaz.

İş Süreci Aşaması Güncellendiğinde Durumu Güncelle

Kayıt; Detay formundan veya Kanban görünümünde sürükle-bırak ile bir aşamaya taşındığında, durum alanının sistem tarafından otomatik güncellenmesini sağlayabilirsiniz.

Birden fazla aşama için aynı durum değeri tanımlanabilir.

Durum değişikliği ve iş süreci aşaması değişikliği birbirini tetiklemez. Yani biri çalıştığında diğeri otomatik olarak çağrılarak sonsuz bir döngü oluşmaz.

İş Süreçlerinin Kullanımı

İş süreci tanımlı bir konseptte kullanıcılar:

• Kanban Görünüm ile kayıtları aşamalara göre görüntüler
• Kayıtları sürükleyerek bir sonraki aşamaya taşıyabilir
• Kayıt formu üzerinden mevcut iş süreci akışını izleyebilir

Kayıt üzerinde, iş sürecinin sol tarafındaki seçim alanı ile:

• Aktif iş süreci değiştirilebilir
• Kayıt farklı bir iş süreciyle ilerletilebilir

Örnek Kullanım Senaryosu

Satış konsepti için iki farklı iş süreci tanımlandığını düşünelim:

Hızlı Satış Süreci

• Tanışma
• Teklif
• Satış Tamamlandı

İhale Satışı Süreci

• Ön Değerlendirme
• Teknik İnceleme
• Teklif Hazırlığı
• Revizyon
• Onay
• Sözleşme
• Satış Tamamlandı

Aynı konseptte, satış türüne göre kayıtlar farklı iş süreçleriyle ilerleyebilir. Kullanıcı kayıt oluştururken veya kayıt üzerinde çalışırken uygun iş sürecini seçerek ilerler.

Kanban Board

Kanban Board, iş süreçleri tanımlı konseptlerde kayıtların hangi aşamada olduğunu görsel olarak takip etmenizi ve adımlar arasında kolayca ilerletmenizi sağlar.

Kanban yapısı doğrudan İş Süreçleri. Her bir sütun, iş sürecinde tanımlı bir İş Süreci Aşamasını temsil eder.

Kanban Board’a Geçiş

İş süreci tanımlı bir konseptte:

• Konsept liste ekranına girilir
• Sağ üst alandan Kanban Görünüm seçilir

Kanban görünümünde:

• Kayıtlar, bulundukları iş süreci aşamasına göre sütunlar altında listelenir
• Her sütun, ilgili aşamanın adı, rengi ve görseli ile gösterilir

Kanban Board Nasıl Çalışır?

Kanban Board üzerinde her bir kart bir kayıttır.

Kart üzerinde genellikle:

• Kayıt adı
• Durum bilgisi
• Sahip (varsa)
• Etiketler (varsa)

görüntülenir.

Kartlar:

• Mevcut aşamadan bir sonraki aşamaya
• Geriye dönük bir aşamaya

sürükle–bırak yöntemi ile taşınabilir.

Kanban ve İş Süreci İlişkisi

Kanban üzerinde yapılan her hareket, kaydın iş süreci aşamasını günceller.

Eğer iş süreci ile durum (status) arasında ilişki tanımlıysa:

• Kart başka bir aşamaya taşındığında
• Kaydın durum alanı da sistem tarafından otomatik güncellenir

Aynı şekilde, durum güncellemesi iş sürecini tetikleyecek şekilde ayarlandıysa:

• Liste veya form üzerinden yapılan durum değişikliği
• Kanban'daki kartın ilgili sütuna taşınmasını sağlar

Birden Fazla İş Süreci Olan Konseptlerde Kanban

Bir konseptte birden fazla iş süreci tanımlıysa:

• Kanban görünümünde hangi iş sürecinin görüntüleneceği seçilebilir
• Yalnızca seçilen iş sürecine ait aşamalar ve kayıtlar listelenir

Bir kaydın iş süreci değiştirildiğinde:

• Kanban üzerindeki konumu da otomatik olarak güncellenir
• Kayıt, yeni iş sürecinin ilk veya ilgili aşamasında konumlanır

Kanban Üzerinden Kayıt Yönetimi

Kanban Board sadece görsel takip için değil, aktif kullanım içindir.

Kullanıcılar:

• Kayıtları aşamalar arasında taşıyabilir
• Sürecin hangi adımında takıldığını hızlıca görebilir
• Yoğunluk olan aşamaları anlık olarak fark edebilir

Bu yapı özellikle:

• Satış süreçleri
• Vaka yönetimi
• Onay gerektiren kayıtlar

gibi adım bazlı ilerleyen işlerde yüksek verim sağlar.

Örnek Kullanım

Satış konseptinde Kanban Board açıldığında:

• Teklif Hazırlanıyor sütununda bekleyen satışlar
• Müşteri Onayında aşamasındaki kayıtlar
• Sözleşme adımında ilerleyen satışlar

tek ekranda görüntülenir.

Satış temsilcisi:

• Onaylanan bir satışı sürükleyerek "Sözleşme" aşamasına taşır
• Sistem otomatik olarak satışın durumunu günceller
• İlgili ekipler sürecin ilerlediğini anında görür

Bilinmesi Gerekenler

• Kanban Board yalnızca iş süreci tanımlı konseptlerde kullanılabilir
• Yayınlanmamış (taslak) iş süreçleri Kanban'da görünmez
• Yetkiniz olmayan kayıtları Kanban üzerinde taşıyamazsınız
• Kanban üzerindeki tüm hareketler kayıt geçmişine yansır