Doküman Şablonu, Robosme'de kayıtlar üzerinden standart, tutarlı ve dinamik dokümanlar üretmek için kullanılan yapıdır. Teklifler, sözleşmeler, kampanya dokümanları, servis formları gibi çıktılar bu mekanizma ile hazırlanır.

Bu yapı şunu hedefler:

Aynı işi herkesin farklı şekilde yapmasını engellemek, doküman üretimini kişiye değil sisteme bağlamak.

Tanımlama

Doküman Şablonu tanımı, sistemde izin verilmiş tüm konseptler için yapılabilir.
(Sistem tarafından özellikle kapatılmış konseptler hariçtir.)

Yeni bir Doküman Şablonu:

• modal ekran üzerinden oluşturulur
• kayıt oluşturulduktan sonra detayları Doküman Şablonu ekranında düzenlenir

Bir şablon dört ana bölümden oluşur:

1. Doküman Adı
2. Üst Bilgi
3. Alt Bilgi
4. İçerik

Amaç; dokümanın görünen yapısını, içeriğinden bağımsız yönetebilmektir.

Yetkilendirme

Doküman Şablonlarında yetkilendirme, Robosme'nin temel mantığına sadık şekilde çalışır.
Ata ve Excele Aktar gibi roller yoktur.

Kontrol tamamen Erişim Düzeyi üzerinden yapılır.

Üç seviye vardır:

• Kullanıcı
  Kullanıcı sadece kendi adına oluşturulmuş şablonları görür, günceller ve silebilir.
• Takım
  Kullanıcı, üyesi olduğu takım adına tanımlanmış şablonlar üzerinde işlem yapabilir.
• Organizasyon
  Kurum genelinde geçerli şablonlardır. En geniş kapsam budur.

Robosme burada şu sorulara bakar:

Bu şablon kimin adına oluşturuldu, kapsamı ne, kullanıcı o kapsama dahil mi?

Cevap netse yetki de nettir. Arada gri alan bırakılmaz.

Özellikler

Doküman Şablonları sabit metinlerden oluşmaz. Asıl güç dinamik ve zengin içerik tarafındadır.

Doküman Adı

• Sabit metin yazılabilir
• Kayıt alanları dinamik olarak eklenebilir
• Tarih, kullanıcı gibi global dinamik değerler kullanılabilir

Üst Bilgi & Alt Bilgi

• Zengin metin desteği vardır (font, renk, hizalama)
• Sistem logosu eklenebilir
• Dinamik alanlar kullanılabilir

İçerik

• Zengin metin ve tablo kullanılabilir
• Kayıt alanları dinamik olarak basılabilir
• 1:N ve N:N ilişkili kayıtlar tablo halinde gösterilebilir
• Global dinamik değerler eklenebilir
• Logo kullanılabilir

Dil Yönetimi

• Türkçe
• İngilizce
• Genel

Kullanıcı hangi dili seçerse, sadece o dile uygun şablonlar listelenir.

Durum Yönetimi

• Taslak → üzerinde çalışılır
• Yayında → kullanıma açıktır, değiştirilemez
• Pasif → kullanım dışıdır

Yayına alınmış bir şablon üretimdedir. Değişiklik gerekiyorsa yeni bir şablon oluşturmak en sağlıklı yaklaşımdır.

Doküman Çıktısı

Doküman çıktısı, tanımlanmış şablonların kayıt üzerinden gerçek bir dosyaya dönüşmesi sürecidir.

Bir kullanıcı:

• ilgili konseptte
• Yayında olan en az bir şablon varsa

kayıt detay ekranında Doküman butonunu görür.

Butona basıldığında:

1. Dil seçilir
2. Şablon seçilir
3. Sistem dokümanı otomatik üretir

Kullanıcı isterse:

• Doküman adını değiştirebilir
• PDF veya Word formatında indirebilir
• E-posta ile gönderebilir

Kayıt kişi veya firma türündeyse alıcı alanı, işlem kaydıysa ilişkili alan otomatik doldurulur.

Kullanıcı burada nasıl üretirim" diye düşünmez. Sadece "hangi şablon" sorusunu cevaplar.