Posta kutusu, Robosme'de e-posta entegrasyonunun çalışan birimidir. Bir e-postanın gönderilmesi, alınması, ilişkilendirilmesi veya dönüştürülmesi her zaman bir posta kutusu üzerinden gerçekleşir.

Posta kutuları:

• Kullanıcıya veya
• Takıma

aittir. Sistemsel olarak her kullanıcı ve takım için en az bir aktif posta kutusu bulunması zorunludur ve bu gereklilik Robosme tarafından yönetilir.

Varsayılan (Default) Posta Kutusu

Bir kullanıcıya veya takıma birden fazla posta kutusu tanımlanabilir. Ancak yalnızca biri varsayılan olarak işaretlenebilir.

Varsayılan posta kutusu:

• Yeni e-posta oluşturulurken otomatik seçilir
• Sistem tarafından referans alınır

Kullanıcı, e-posta gönderirken isterse farklı bir posta kutusu seçebilir.

Posta Kutusu Yetkilendirme ve Güvenlik

Exchange ve Google profilli posta kutularında;

• Kullanıcı şifresi Robosme'ye girilmez
• Şifre saklanmaz
• Yetkilendirme, ilgili sağlayıcının (Microsoft / Google) resmi onay ekranları üzerinden yapılır

Bu süreçte Robosme, yalnızca kullanıcı tarafından açıkça izin verilen veri alanlarına erişebilir.

Custom (POP3 / SMTP) profillerde ise bağlantı, doğrudan sunucu bilgileri üzerinden kurulur ve yalnızca e-posta alışverişi yapılır.

Gelen E-postalar için Kontrol Mekanizmaları

Çoklama Kontrolü

Bir e-posta birden fazla kullanıcıya geldiyse:

• Tek kayıt mı oluşturulacağı
• Yoksa her kullanıcı için ayrı kayıt mı açılacağı

posta kutusu ayarlarıyla belirlenir.

Taraf Tanımları (Identify)

Gelen e-posta adresleri şu kayıtlarla eşleştirilmeye çalışılır:

• Kullanıcı
• Firma
• Kişi
• Müşteri Adayı

Eşleşme bulunamazsa veya bir adres 1'den fazla kayıtla eşleşirse kayıt çözümlenemeyen olarak işaretlenir.
Bu durumda bir kullanıcı, Katılımcı Çözümleme (Identify) ekranı üzerinden ilgili e-posta adresinin hangi kayda ait olduğunu manuel olarak tanımlar.

Bu tanım yapıldıktan sonra, aynı e-posta adresi için ileride gelen tüm kayıtlar bu karar doğrultusunda otomatik olarak eşleştirilir.

İstenirse bu mekanizma posta kutusu ayarlarından devre dışı bırakılabilir. Taraf eşleştirmelerinde:

• Sadece ilgili posta kutusundaki tanımlar
• Ya da tüm posta kutularındaki tanımlar

kullanılabilir.

Yeni Kayıt Oluşturma

Eşleşme bulunamadığında sistemin davranışı posta kutusu bazında belirlenir:

• Firma oluştur
• Kişi oluştur
• Müşteri Adayı oluştur
• Hiç kayıt oluşturma

Bu ayar, özellikle ilk entegrasyon anlarında Robosme'nin kendiliğinden veri üretme davranışını kontrol etmek için kullanılır.

Sistem Ayarları'ndaki değerler, yeni oluşturulacak posta kutuları için varsayılan davranışı belirler.
Her posta kutusu için bu ayarlar ayrıca özelleştirilebilir.

E-posta İlişkilendirme Kuralları

Bir e-posta, daha önce Robosme'de bir kayıtla ilişkilendirilmiş bir e-postanın yanıtı olabilir. Bu durumda sistemin hangi ilişkiyi baz alacağı posta kutusu ayarları ile belirlenir.

Desteklenen senaryolar:

• En güncel e-postanın ilişkili kaydını ata
• En güncel e-postanın ilişkisi varsa ata
• Kök e-postanın (ilk e-posta) ilişkili kaydını ata
• Kök e-postanın ilişkisi varsa ata

Kök e-posta, yanıt zincirinin başladığı ilk e-postayı ifade eder.

Bu yapı sayesinde uzun e-posta zincirlerinde ilişkilendirme tutarlılığı sağlanır.

Sistem Ayarları'ndaki değerler, yeni oluşturulacak posta kutuları için varsayılan davranışı belirler.
Her posta kutusu için bu ayarlar ayrıca özelleştirilebilir.

Microsoft'a Özgü Davranışlar

Exchange profillerinde:

• Microsoft To Do entegrasyonu
• İşaretli (flagged) e-postalardan görev oluşturma

opsiyonel olarak yönetilir.